Fyzická i právnická osoba může při jakémkoliv jednání s celními orgány využít služeb zástupce. Zástupce tak může použít při podání celního prohlášení (kdy celní zástupce podá celní prohlášení za daný subjekt nebo osobu) nebo při podání žádosti o jakékoliv povolení v celní oblasti. Celní zástupce musí být usazen na celním území Unie.
Toto zastoupení může být buď přímé, kdy celní zástupce jedná jménem a na účet zastoupené osoby nebo nepřímé, kdy jedná vlastním jménem, ale na účet zastoupené osoby. V případě přímého zastoupení za správnost údajů a případné porušení předpisů odpovídá zastoupená osoba. V případě nepřímého zástupce má tuto odpovědnost zástupce. Pouze v případě povinnosti zaplatit celní dluh jsou odpovědní jak zastoupená osoba, tak i zástupce, tedy oba jsou v tomto případě dlužníky.
Při jednání s celními orgány (například při podání celního prohlášení), uvede celní zástupce, že zastupuje danou osobu a upřesní, zda jedná v přímém nebo nepřímém zastoupení. Na žádost celního úřadu je povinen předložit plnou moc, kde je právě stanoveno, koho zastupuje a forma zastupování.
Pokud celní zástupce neuvede, že jedná jako celní zástupce, nebo nepředloží plnou moc, považuje se za osobu, která jedná svým jménem a na svůj účet, tedy bez zastoupení.
